Det har nu i flere år været muligt at køre eu-udbud efter proceduren udbud med forhandling. Nogle ordregivere bruger den hyppigt, mens andre er meget tilbageholdende.

Mit udgangspunkt er, at hverken det perfekte udbudsmateriale, eller det perfekte tilbud er endnu ikke skrevet. Udbudsmateriale og tilbud udgør grundlaget for den fremtidige kontrakt og samarbejde mellem parterne. Derfor giver det god mening at begge parter strækker sig langt for at opnå de bedst mulige vilkår for smidigt og effektivt samarbejde. Her er de fire faser i udbud, nemlig markedsundersøgelser, spørgerunder, tekniske afklaringer og forhandlinger de mest oplagte at bringe i spil. Men muligheden for markedsundersøgelser passeres, når udbuddet er offentliggjort og muligheden for forhandlinger er passeret, når udbuddet ikke gennemføres som udbud efter forhandling.  

Forudsætningerne

Hvorfor benyttes proceduren fortsat sjældent hos nogle ordregivere? Her er der både gode og mindre gode årsager. Udbud efter forhandling har en række forudsætninger, som ikke altid vil være til stede. Disse er blandt andet:

1.       Få mindstekrav: Udbudsmaterialet skal være sammensat på en måde, hvor vilkår og krav kan justeres i forhandlingsfasen. Hvis alt er mindstekrav, er der ikke noget tilbage at forhandle om.

2.       Tilstrækkelig kalendertid og ressourcer: Der skal ved udbud med forhandling være tilstrækkelig tid til at gennemføre såvel en prækvalifikation og en forhandlingsfase. Samtidigt skal indkøbsprojektet råde over personale, som kan varetage tekniske, juridiske og kommercielle spor i forhandlingsforløbet. Hvis dette ikke er tilfældet, bliver begrænset udbud, eller offentligt udbud den eneste mulighed.

3.       Modne behov og marked: Hvis man som ordregiver har fuldstændig styr på, hvad man vil have og hvordan markedet bedst kan levere, er der ingen grund til at bruge tid på en forhandlingsfase. Hvis det alligevel ikke skulle lykkedes at modtage konditionsmæssige tilbud, så kan udbuddet overgå til udbud efter forhandling.

Overvej en ekstra gang

Da forløbet i et udbud er betinget af menneskerne, der repræsenterer parterne, opstår der i komplicerede udbud ofte overraskelser undervejs. Derfor kan udbud med forhandling være et nyttigt middel til at man i den sidste fase af et udbud kan nå at justere udbudsmaterialet og give tilbudsgivere en chance mere for at ramme plet.  

Har du brug for beslutningsstøtte, eller hjælp til din indkøbsprojekt, så er du velkommen til at kontakte mig.